Některé společnosti nabízejí svým zaměstnancům práci na dálku. Někde je to spíš výjimka. My jsme si uvědomili, že už jen kvůli faktu, že máme několik kanceláří a týmy u zákazníků, pracujeme na dálku vlastně všichni. Někteří více, někteří méně, ale prakticky všichni.

Vždyť stačí jen to, aby měl tým jednoho jediného člena na jiné pobočce a už pracuje vzdáleně a měl by se podle toho chovat. A nejen on. Z jeho perspektivy jsou vzdálení třeba i ti, co sedí na pobočce v Brně. A protože na dálku vlastně pracujeme všichni, umožňujeme našim kolegům pracovat z domova, kavárny, či odkud se jim zlíbí.

Práce na dálku je odlišná od situací, kdy máme kolegu vedle sebe. Ten drobný rozdíl – to, že se povětšinou nevidíme a neslyšíme – nás okrádá o více jak 80 % informací. Podle výzkumu pouze 7 % informací získáme z obsahu sdělení. Přičemž neverbální komunikace (gesta, grimasy, prostě řeč těla, se podílí celými 55 %).

Aby nám práce na dálku fungovala efektivně, snažíme se dodržovat pravidla, kterými chceme zajistit správný tok informací a minimalizovat případy nedorozumění. Při jejich vytváření jsme se inspirovali v knize Práce na dálku, jejímiž autory jsou Jason Fried a David Heinemeier Hansson. Knihu vydalo nakladatelství Jan Melvil publishing.

Važ slova

Uvědom si, že zejména při psané komunikaci předáváš minimum informace a tvá vyjádření by měla být pokud možno neutrální, bez jakéhokoli podtextu. Pokud je diskutovaný problém složitý, raději si s dotyčným zavolej přes hangout s aktivní videokamerou, tím zvýšíš šance, že předávaná informace bude správně pochopena.

Važ slova. Občas je lehké podlehnout pohnutkám “tak teď ti to nandám”. Takové činy se pak jen těžko berou zpět.

I ty pracuješ na dálku

Naše firma je dislokována na několika místech. Všem kolegům umožňujeme pracovat z domova. Přestože třeba zrovna ty možnost práce z domova nevyužíváš, uvědom si, že vůči ostatním, mimo kancelář, se jevíš také jako vzdálený. Pokud máš část týmu kolem sebe, uvědom si, že každou věc, kterou si mezi sebou domluvíte v kanceláři, musíš dát vědět také těm vzdáleným. A to podle povahy sdělení do chatu, na wiki, mailem nebo přes hangout.

Ten drobný rozdíl – to, že se povětšinou nevidíme a neslyšíme – nás okrádá o více jak 80 % informací.

Pokud nevěříš, že je to důležité, zkus si pár dní pracovat z domova bez přístupu k takovým informacím.

Tip jak si vybudovat návyk: Zkus se domluvit s kolegy vedle sebe a místo přímého domlouvání, si pouze pište na chatu. Vydrž to aspoň den.

Nauč se psát

Většina komunikace při práci na dálku probíhá písemnou formou. To, co během hovoru “projde” (čti: protějšek ti rozumí), v písemné komunikaci už srozumitelné být nemusí.

“Nevím” je také odpověď

To nejhorší, co se ti v chatu více lidí může stát, je, když tví kolegové vůbec nereagují na tvůj dotaz. Pokud se někdo z kolegů na něco ptá, nikdo nereaguje, může se domnívat, že ve skutečnosti nikdo není na příjmu a on na svůj problém zůstává sám. Ty jsi přitom jeho dotaz četl, jen k tomu nemáš co říct. Ale odpovědět “nevím” kolegovi také pomůže. Aspoň ví, že na druhém konci drátu někdo je.

Znáš ten pocit? A teď si představ, jaké to je, když manažer potřebuje znát stav úkolů a několik hodin se mu nedostává vůbec žádné reakce. O čem bys zákazníka informoval?

Společná setkávání stmelují

Může se zdát, že pravidelná společná setkávání týmů jsou zbytečná, protože stejné záležitosti lze projednat i na dálku. Ovšem jejich význam je jinde. Čas trávený společně umožní více poznat kolegy, kteří nesedí s týmem každý den. Máme to štěstí, že nejsme od sebe tisíce kilometrů daleko. Vídejme se tedy často.

Buď dochvilný

Na meetingy se připoj včas. Technika sice může zklamat, ale ty buď dochvilný. Představ si, že když na tebe čeká šest lidí, je z deseti minut zpoždění jedna promarněná pracovní hodina.

Překryv pracovní doby

Pracovní dobu máme volnou, ale nejvíce získáš, když se budeš s ostatními členy týmu v pracovní době maximálně překrývat. Je sice fajn, že jsi sova a nejvíc toho uděláš v noci, když tě nikdo neruší. Jak si ale poradíš s problémem, který jsi nikdy neřešil a někdo v týmu ano? Co když kvůli tomu nemůžeš s úkolem pohnout dál a druhý den musí být hotov? Pracujeme v týmech, kde mezi sebou sdílíme znalosti a zkušenosti. V tom je největší výhoda týmové spolupráce.

remote

Chat není znalostní báze

Chat slouží ke každodenní rychlé komunikaci. Chat neumožňuje strukturovat příspěvky a většina klíčových myšlenek by tam zapadla.

Pokud narazíš na informaci hodnou zaznamenání, zapiš ji do wiki. Otrava? Zdržuje to? Možná tebe teď a tady, ale v budoucnu tví kolegové ocení, že na wiki tuto informaci našli.

Tip jak poznat, že si informace zápis na wiki zaslouží: řešil jsi problém a pátral a ptal se ostatních na konkrétní fakta? Pokud jsi radu dostal nebo přišel na řešení problému, který už někdo z kolegů řešil, asi si toto řešení záznam na wiki zaslouží. Velmi pravděpodobně na stejnou věc někdo v budoucnu narazí. Vždyť ty sám nejsi první!

Trpělivost růže přináší

Vím, potřebuješ rychlou informaci, proto se ptáš teď přes chat. Opravdu to tak spěchá? Stane se něco zásadního, když odpověď dostaneš za hodinu nebo na konci dne?

Dobře zvaž, zda vyrušíš kolegu z jeho soustředění. Sám dobře víš, jak je těžké se opět do práce ponořit.

Tip jakou formu komunikace zvolit:

  1. úroveň – email = odpověď mi stačí během pár hodin nebo do druhého dne.
  2. úroveň – chat = odpověď potřebuji ideálně do pár minut
  3. úroveň – krize srovnatelná s Armagedonem, vem telefon a volej!

Na čem děláš?

Jde o diskusní vlákno v chatu, kde každý přispěvatel jednou týdně stručně popíše na čem za poslední týden dělal a na čem bude dělat v týdnu následujícím. Je to místo, kde se lze pochlubit svými úspěchy. Kde lze gratulovat a rozdávat “lajky” ostatním za jejich úspěchy.

Nic není vytesáno do kamene

Naše pravidla práce na dálku prochází prvním zkušebním obdobím. Pokud zjistíme, že některé z nich nefunguje správně, upravíme jej. Pokud najdeme další situace, které bude vhodné ošetřit pravidlem, přidáme jej. Nicméně to nebudeme dělat zcela ochotně, protože tak vytváříme omezení, která se u nás snažíme nemít.

Pavel Dvořák

Pavel je Scrum Master a projektový manažer. Baví ho práce s agilními týmy. Neustále hledá způsoby jak zlepšit týmovou spolupráci a efektivitu. Aktuálně pracuje jako Scrum master na projektu eBay.

Pracuješ rád s lidmi, baví tě vedení projektů a vývoje software stejně, jako Pavla?

Hledáme do naší party skvělé kluky a holky.

Mrkni na všechny pozice, co nabízíme a dej nám o sobě vědět, bez ohledu na to, zda máš rád front-end nebo back-end, jestli nějakou technologii umíš nebo ne. Pokud budeš ty sám chtít, dostaneš u nás příležitost naučit se, co tě zajímá nebo udělat něco výjimečného.