Co se ale stane, když klíčový člen týmu náhle vypadne? Chaos, zpoždění a nejistota jsou často na denním pořádku. Proto je potřeba řešit zastupitelnost rolí – možnost nahradit jednu osobu jinou s řízenou a předvídatelnou ztrátou kvality a efektivity – již od začátku projektu.

S našimi zákazníky řešíme velké a složité projekty. Jedním z aspektů, které do delivery projektů přinášíme je řízení rizik. Jedním z nich je hledání a ošetřování hrozeb souvisejících s klíčovými lidmi na našich projektech. A to nehledě na to, jedná li se o MoroSystémáky nebo spolupracovníky od našich klientů.

5 otázek, které nám umožňují řídit zastupitelnost na projektu

1. Kdo má unikátní know how, které nikdo jiný nemá?
2. Máme v projektovém týmu lidi, kteří zastávají unikátní roli?
3. Jak složité a časově náročné by bylo nahradit takového člověka?
4. Máme v týmu někoho, kdo má předpoklady jeho roli případně zastat? Máme ho ve firmě?
5. Jak pravděpodobné je, že se něco může stát?

Na základě těchto otázek identifikujeme možná rizika a hledáme cesty, jak je ošetřit.

Jak zastupitelnost implementujeme

• Pravidelně vyhodnocujeme rizika: Je to snadné. Pravidelně si v týmu realizace pokládáme výše uvedené otázky. Identifikujeme rizika a hledáme cesty k jejich ošetření.

• Plánovaná zastupitelnost, stínování a spolupráce: V rámci ošetření rizika si pojmenujeme, kdo bude zástupcem člena týmu s unikátní znalostí či kompetencí a jakou kvalitu jeho know how potřebujeme udržovat tak, aby v případě potřeby dokázal v předem definovaném čase nahradit svého kolegy, který již není k dispozici. Volíme strategie jako párové programování, stínování, atd. Ve většině případů není potřeba, aby zastupitelnost byla ze dne na den. Důležité je vědět a řídit, za jak dlouho bude náhradník k dispozici.

• Sprint Refinement a Demo: Ceremonie, které umožňují všem členům týmu sdílet celkový obrázek o projektu a výsledném řešení.

• Detailní popis rolí a odpovědností: Každá role má jasně definované úkoly a odpovědnosti, aby bylo možné její funkci snadno převzít. Stejně tak nám umožňuje řídit kvalitu práce a výsledků.

Život je plný neočekávaných událostí. Nemoc, osobní krize nebo dokonce odchod zaměstnance z firmy může projekt vážně narušit. Zastupitelnost zajišťuje, že projekt pokračuje hladce, bez ohledu na výpadky. Začleněním řízení zastupitelnosti do plánování od samého začátku můžete zajistit, že váš projekt nebude jen přežívat, ale prosperovat i v nejistých časech.