To, o co jde při uzavření smlouvy v první řadě, jsou garance. Zadavatel chce konkrétní výsledek za určité peníze ve stanovém termínu a dodavatel se k tomu zavazuje. Garancí jsou vysoké penále, které si zadavatel chce nárokovat na dodavateli systému v momentu, kdy dodavatel neplní. To vede k netransparentnímu chování a tvorbě rezerv a prodražení projektu.

Místo zaměření se na hledání cest pro naplnění byznysových přínosů projektu, smluvní strany investují čas do neustálého jednání o změnových požadavcích, co bylo součástí nabídky a co nikoli apod. Během dodávky se však garance postupně stává iluzí a realita nabývá nečekaných rozměrů – ať už z pohledu termínu, financí nebo třeba vztahů.

Když požadavky definované v zadání projektu nevedou k tomu, co zadavatel skutečně potřebuje

Dle teorie Cynefin definující míru složitosti problémů světa patří vývoj software do kategorie komplexních problémů. Pro ty je specifické, že něco nevíme a zároveň nevíme co. A to není nejlepší startovní čára pro business. V praxi to vypadá tak, že v průběhu dodávky naprostá většina zadavatelů zjišťuje, že k řešení, které opravdu potřebuje, nevedou požadavky definované v zadání projektu.

Při úvodním jednání se lze často setkat se situací, kdy je zadání projektu specifikováno dlouhým výčtem požadavků. Skutečný význam jednotlivých bodů specifikace nebývá ověřen a některé body se mohou i vzájemně vylučovat. Z našich zkušeností se časem přichází na to, že pro splnění potřeby je nutná realizace pouze zlomku z uvedených požadavků. Zbytek požadavků je v zadání navíc a jiné potřebné funkcionality naopak chybí. Trvá-li zadavatel na splnění všech bodů prvotní specifikace, znamená to pro něj, že dřív nebo později začne ztrácet finance a čas na něčem, co mu ve skutečnosti nepřinese užitek.

Zaměření na vaše byznysové potřeby

To, co si ve fázi vzájemného jednání o spolupráci potřebujete společně s technologickým partnerem potvrdit je, že v rozpočtu, který máte k dispozici lze vaši byzysovou potřebu vývojem vyřešit. Dodavatel by vám v tuto chvíli měl být schopen nabídnout varianty řešení doplněné o rizika a kvalifikované odhady pracnosti, na základě kterých byste měli být schopni modelovat takové zadání, které jednak řeší vaši potřebu, ale také je zvládnutelné v daném termínu a budgetu.

Klíčem je vyrovnaný vztah mezi zadavatelem a dodavatelem

Pro vytvoření win-win vztahu mezi zadavatelem a dodavatelem je klíčové najít odpovídající formy garance. Důležitá je například garance neproměnnosti týmu. 39% zadavatelů se setkalo s tím, že dodavatel po začátku projektu vymění zkušené vývojáře za méně zkušené. Proto trvejte na jasném složení týmu a pravidlech pro jeho obměnu.

2 příklady vhodných garancí pro vývoj složitých projektů

• Garance kompetence specialistů: Smlouva by měla jasně definovat kompetence jednotlivých rolí v projektovém týmu. Pokud člen týmu svou kompetenci nenaplňuje, měli byste mít možnost požadovat jeho náhradu.

• Garance dodání sprintu: Každý sprint by měl být brán jako dílčí smlouva o dílo, kde je riziko z pohledu velikosti přírůstku mnohem přijatelnější. Nenutí dodavatele taktizovat či vytvářet umělé rezervy pro vykrytí velkého rizika.

Klíčem k naplnění byznysových cílů a přínosů daného projektu je spíše flexibilita, adaptabilita a férová dohoda o realistických očekáváních. Přijetím agilního přístupu a hledáním garancí, které skutečně přinášejí hodnotu, můžete vytvořit prostředí, kde jsou rizika spravedlivě rozdělena a projekt má pevný základ pro úspěch.