V dnešní době, kdy se každá koruna počítá, se mnoho firem obrací na výběrová řízení s jediným kritériem: cena. Avšak, je nejlevnější nabídka skutečně tou nejlepší? Pojďme se společně podívat za oponu tohoto rozšířeného mýtu.

Hledání nejlepšího řešení znamená hledání skutečné hodnoty, nikoli jen nejnižší ceny.

Slibem nezarmoutíš

Představte si výběrové řízení, do kterého zadavatel přizve tři technologické firmy. V zadávací dokumentaci poskytne zadání, na které každá z firem připraví nabídku. První z firem nacení dodávku nového IT řešení na 2,5 mil Kč, druhá na 5 mil Kč a třetí na 7 mil Kč.

Ti zadavatelé, kteří soutěží na cenu automaticky vybírají dodavatele, který slíbil, že vybrané IT řešení dodá za 2,5 mil Kč. A pak jsou zklamaní.

Dodavatel se zadavatelem po podepsání smlouvy vede diskuze o změnových požadavcích, které výslednou cenu navýší. Nízká cena mu umožňuje výběrové řízení vyhrát, ale nikoli systém dodat. Pozornost obou stran je dlouhodobě zaměřena na vyjednávání, hádání se co bylo či nebylo v zadávací dokumentaci, co nabídková cena obsahuje a co nikoli. Dodávka IT řešení se protahuje. Všichni jsou frustrovaní. V lepším případě zadavatel po útrapách dostane, co potřeboval. V tom horším zaplatil, ale dílo nedostal nebo neodpovídá jeho reálným potřebám. Uživatelé jej nemohou používat a byznysové přínosy se nedostavují.

Řeklo by se, že to jsou praktiky z devadesátek. Bohužel nikoli.

Různé nabídkové ceny jsou pro zadavatele požehnáním

V případě, že zadavatelé obdrží nabídky dle výše popsaného případu, mohu jim vřele doporučit vést s každým dodavatelem diskuzi o tom, co nabídková cena obsahuje a co nikoli.

Kladete si otázku, co tím zadavatelé získají?

• Zadavatelé pochopí, co nabídková cena skutečně obsahuje a co nikoli. Je rozdíl, nabízí-li dodavatel licenci hotového produktu, kterému se bude muset zadavatel přizpůsobit či vývoj na míru s neomezenou licencí pro užití výsledného řešení. A možností je spousta.

• Pochopí reálný rozsah IT řešení, co je náročné vyrobit a co méně. Zpřesněný rozsah zadání pak zadavateli může přiblížit toho dodavatele, který o řešení problému přemýšlel. A oddělit tak zrno od plev v podobě těch dodavatelů, kteří dali nízkou cenu a o řešení nepřemýšleli.

• Skrze komunikaci s dodavateli zažijí, jak dodavatel komunikuje, jak spolupracuje, jak přemýšlí, jak dodržuje termíny, jak moc o řešení přemýšlel, jak je transparentní a přátelský. Mohou pak vybrat takového, se kterým se jim spolupracuje nejlépe.

Ano, stojí to čas. Pořízení si IT řešení je investice, o kterou je třeba se starat. A výběr toho správného partnera, se kterým budu dalších pět let spolupracovat, je takovou investicí.

4 okruhy otázek, které by zadavatel měl dodavatelům položit?

1. Obsahuje nabídková cena vývoj, implementaci, veškeré licence, údržbu, provoz a rozvoj systému v horizontu tří a pěti let? Obsahuje nabídková cena dokumentaci či školení uživatelů a administrátorů?
   
2. Z jakých logických celků jste IT řešení postavili? Jakou rámcovou pracnost jste jednotlivým modulům přisoudili? Proč právě takto? Kde jsou složité části? Co je na opak jednoduché?
   
3. Jaké technologie a architekturu jste zvolili? Bude možné systém dlouhodobě provozovat a upravovat a u každé změny nebylo potřeba přepsat či otestovat celé řešení? Jedná se o vaše vlastní technologie nebo na trhu volně dostupné technologie, které se učí na školách?
   
4. Kdo bude vlastníkem výsledného řešení? Nabídková cena obsahuje cenu za výhradní licenci pro další nakládání se systémem nebo nevýhradní? Nebo bude dílo ve vlastnictví dodavatele a zadavatel k němu získává právo pouze pro jeho užití?

Zadavatelé diskuzí nad výše uvedenými tématy získají nejen lepší porozumění o rozsahu projektu, stejně tak o tom, jak se s jednotlivými dodavateli spolupracuje a komunikuje.

Hledání nejlepšího řešení znamená hledání skutečné hodnoty, nikoli jen nejnižší ceny. Investice do správného technologického partnera je důležitější než výběr nejlevnějšího technologického řešení. Zvlášť když neodpovídá reálným potřebám. Vybírejte moudře, s ohledem na budoucnost.