V mnoha organizacích končí pozornost věnovaná digitalizaci okamžikem nasazení nového digitálního řešení do produkce. Jenže právě od tohoto momentu začíná období, ve kterém se ukazuje, zda řešení skutečně přináší očekávané přínosy. Nebo problémy.

Přínos nevzniká implementací, ale používáním

V MoroSystems víme, že přínos digitálního řešení nevzniká implementací, ale používáním.

Digitální řešení musí být k dispozici uživatelům v momentu, kdy to potřebují. Automatizace a propojení musí být funkční dle specifikace. A když není, je to komplikace, která se často projeví v nižších tržbách, zvýšených nákladech a spokojenosti uživatelů.

Problém samotný pak nemusí být na vaší straně. Představte si, že jste připojen na bankovní systémy, které najednou nejsou dostupné. Nebo banka změní API rozhraní a v čas vás neinformuje. I to se stává.

Nebo se změní byznysové zadání a vy jej potřebujete reflektovat v technologickém řešení. Ne za rok, ani za půl. Ale za měsíc. Je to vůbec možné?

Co k tomu více říci?

Přínosy digitalizace vznikají až tehdy, když je digitální řešení dlouhodobě:

  • stabilní, dostupné a srozumitelné pro uživatele
  • schopné reagovat na změny
  • provozovatelné bez mimořádného úsilí

Pokud je každá úprava složitá, každý incident překvapivý a každá integrace riziková, organizace začne systém obcházet. Pak sice existuje digitální nástroj, ale proces zůstává ve skutečnosti manuální.

Vztah mezi procesem, technologií a provozem

Digitalizace obvykle zahrnuje tři viditelné oblasti:

  1. analýzu potřeb a návrh digitálního řešení
  2. implementaci funkcionality
  3. úpravu procesů a rolí ve firmě

Tyto kroky jsou nezbytné, ale samy o sobě nestačí. Jejich smysl se naplní pouze tehdy, pokud organizace dokáže řešení dlouhodobě provozovat a měnit.

Provoz zde neznamená jen dohled nad dostupností systému. Zahrnuje také schopnost:

  • zavádět úpravy v rozumném čase
  • reagovat na incidenty bez zastavení činnosti
  • plánovat změny podle priorit byznysu
  • vyhodnocovat, zda řešení stále plní svůj účel

Bez této schopnosti se systém postupně stává překážkou další změny.

Proč je důležitá schopnost rychle zavádět změny

V praxi to vidíme každý den. Zákazníci k nám přichází se zastaralými systémy, které již není možné rozvíjet. Systémy, které vyvíjeli posledních 20 let jsou na vrcholu životnosti a neumožňují zavádět změny dle současných potřeb v rychle měnícím se světě.

A do této situace se s novými IT řešeními dostat nechcete. To by byla zmařená investice.

Svět už pomalejší nebude. Schopnost reflektovat změny byznysu v IT řešeních je již dnes kruciálním znakem dlouhodobé konkurenceschopnosti podniků a organizací.

Organizace, která dokáže změny provádět rychle a předvídatelně, získává výhodu.
Organizace, která je provádí pomalu, začne změny odkládat — a tím i přínosy.

Proto je vhodné plánovat provozní model a způsob spolupráce s dodavatelem dříve než samotnou implementaci. Ideálně již ve fázi návrhu řešení, protože architektura budoucího IT řešení musí provoznímu modelu odpovídat.

Otázky pro zadavatele digitalizace

Následující otázky nám pomáhají vyjasnit očekávání na výsledné IT řešení. Některé si můžeme položit v průběhu vývoje, jiné je ideální znát ještě před začátkem prací.

Tyto otázky pokládáme našim zákazníkům. Případně je dále přizpůsobujeme typu zákazníka a charakteru projektu.

Dostupnost a incidenty

  • Jak kritický je tento systém pro chod vaší firmy?
  • Jak rychle musí být služba obnovena při výpadku?
  • Jaký dopad je přijatelný pro uživatele nebo zákazníka?
  • O kolik tržeb, zisku, zákaznické spokojenosti přijdete za 1 hodinu výpadku?

Změny a rozvoj

  • Jak často mají být vydávány nové verze?
  • Jak rychle je nutné reagovat na legislativní změny?
  • Jak velký objem úprav očekáváme po spuštění?
  • Kdy a na jak dlouho můžeme systém vypnout v případě nasazování nových verzí?

Bezpečnost a záloha dat

  • Jak často mají být data zálohována – kolik dat si můžete dovolit ztratit?
  • Jak rychle musí být systém od havárie obnoven?
  • V které geografické lokalitě musí mohou být zálohy uloženy?
  • Potřebujete redundantní zálohu pro vysokou dostupnost?

Integrace třetích stran

  • Které externí služby jsou kritické?
  • Co se stane při jejich nedostupnosti?
  • Kdo řeší komunikaci s třetími stranami?
  • Existují omezení pro čas provozu nebo objem zpracování dat?

Uživatelské podpora

  • Jaký typ podpory poptáváte (L1, L2, L3)?
  • V jakých jazycích bude podpora poskytována?

Závěrem

Digitalizace je dlouhodobá změna způsobu fungování organizace. Implementace řešení je pouze její začátek. Skutečné přínosy vznikají až ve chvíli, kdy organizace dokáže systém naplno používat, bezpečně provozovat, rozvíjet a přizpůsobovat novým potřebám. Tomu je vhodné přizpůsobit architekturu výsledného řešení, smlouvy i způsob řízení.